Tiedottaminen

Hankkeen elinehto on hyvä vuorovaikutus eri tahojen ja toimijoiden kanssa. Hankkeessa on kahdenlaista tiedottamista: omaa sisäistä tiedottamista hankkeeseen osallistuvien, sen toteuttajien ja päätöksentekijöiden välillä sekä ulkoista tiedottamista ja raportointia kohde- ja sidosryhmille, yleisölle ja muille osapuolille.

Hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet sekä kulloinenkin tarve sanelevat tiedottamisen tarpeellisuuden.

Hankeviestinnän lähtökohtia:

• Viestitään selkeästi ja ymmärrettävästi.
• Kuunnellaan ja viestitään vastaanottajalähtöisesti.
• Reagoidaan, otetaan tarvittaessa kantaa ja ollaan aloitteellisia.
• Tiedotetaan avoimesti ja tarvittaessa myös ennakkoon.
• Pyritään vuorovaikutukseen ja ollaan valmiita tekemään muutoksia.

Vastuu hankkeen tarkoituksenmukaisesta tiedottamisesta on hankepäälliköllä johtoryhmän ohjauksessa. Jos hanke on laaja kokonaisuus tai on ennakoitavissa sen herättävän yleistä mielenkiintoa, on hyvä laatia erityinen tiedotussuunnitelma.

Hankkeen tiedotuksen osa-alueita:

• tiedotus osallisille
• raportointi johtoryhmälle ym. ohjaustahoille
• sisäinen tiedonvaihto
• tiedotus hankkeen asiakkaille
• tiedotus suurelle yleisölle
• tiedonvälitys alan ammattilaisille

Jos hankkeesta halutaan tiedottaa tiedotusvälineille, kannattaa hankkeesta lähettää hyvin toimitettua ja houkuttelevaa tietoa tiedotteella. Jos asia katsotaan erityisen tärkeäksi, kannattaa järjestää tiedotustilaisuus.

Hankkeen on luotava siihen osallistuvien tahojen välille tehokas yhteydenpitojärjestelmä. On tärkeää, että kaikki suunnitelmat ja paperit ovat kaikkien saatavilla ja että niihin voi esittää kommentteja ja parannuksia. Ryhmätyötä voidaan tehdä ja tehostaa tietoverkkojen välityksellä.

Tiedote

Hyvä tiedotteen ominaisuudet:

• Tiedote on lyhyt, selkeä ja pääasia esitellään heti alussa.
• Se tarjoaa faktat, mutta ei ole liian pitkä.
• Se erottuu joukosta ja yleisestä tiedontarjonnasta.
• Teksti on selkeää ja luettavaa.
• Tiedote on houkutteleva ja sillä on jotain uutisarvoa, joka liittyy yhteiskunnassa sen hetken keskusteluissa tärkeinä pidettyihin asioihin.
• Tiedotteesta löytyy tiedot järjestäjästä ja hänen taustayhteisöstään, päivämäärä ja lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot.
• Tiedotteesta mainitaan, mikä taho rahoittaa hankkeen ja rahoittajan niin edellyttäessä myös sen logo ja muut tunnukset.
• Jos tiedote lähetetään sähköpostilla, soita perään varmistaaksesi tiedotteen perille meno.
• Tiedote voidaan jakaa tiedotustilaisuudessa.
• Kaikissa EU-rahoitteisissa hankkeissa täytyy olla kaikissa esitteissä, tiedotteissa ym. materiaalissa EU-logo.

Raportointi

Raportoinnissa on kysymys hankkeessa kertyneen kokemuksen ja opin koonnista ja välittämisestä toisten käyttöön. Varsinainen raportti on vain yksi keino tähän.

Raportissa on hyvä ottaa huomioon seuraavat asiat:

• Rahoittaja ja muut sidostahot saattavat asettaa raportoinnille omia vaatimuksiaan.
• Hankkeessa opitut uudet asiat ja kokemukset saadaan esille vain arvioinnilla.
• Raportointitavat on syytä valita kulloisenkin kohderyhmän mukaan.
• Hankkeen tulokset, johtopäätökset ja suositukset on syytä tuoda esille selkeästi.
• Myös epäonnistumiset ja kritiikin aiheet on syytä tuoda esille.
• Hankeraportin on hyvä olla selkeä, johdonmukainen sekä tiivis ja se on kirjoitettava tarkoituksenmukaisella tyylillä.