Swot-analyysi

Swot-analyysi on usein käytetty arviointimenetelmä strategisessa suunnittelussa. Sen avulla esim.
järjestö pystyy määrittelemään omaa asemaansa suhteessa itseensä ja ulkomaailmaan. Menetelmää voidaan käyttää myös jonkin idean hyödynnettävyyden arviointiin. Sen etuja on helppokäyttöisyys, mutta tulosten hyödynnettävyys ei aina ole itsestään selvää.

Mitä?

Menetelmän avulla osallistujat määrittelevät arvioinnin kohteen (järjestön nykytila, kehittämisidea tm.) vahvuudet (strengths), heikkoudet (weaknesses), mahdollisuudet (objectives) ja uhat (threats). SWOT-nimi tulee osa-alueiden englanninkielisestä nimestä. Eri ulottuvuudet kirjataan yleensä nelikenttään. Tämän tekstin ohessa on yksinkertainen työkalu Swot-analyysin tekoon.

Arvioinnin tueksi voidaan käyttää esimerkkejä muista vastaavista organisaatioista, mutta pohjimmiltaan järjestö tekee kehittämistyötä omista lähtökohdistaan ja vain itselleen.

Miten?

Menetelmässä arvioinnin osa-alueita voidaan kartoittaa varsin joustavasti: jokainen arviointiin osallistuja voi esim. täyttää nelikentän itse, niistä voidaan keskustella ryhmissä, niitä voidaan kerätä laajoilta joukoilta sähköpostitse jne.

Vahvuudet ovat organisaatiosta tai arvioitavasta ideasta itsestään lähtöisin. Voidaan esim. miettiä järjestön ominaispiirteitä, rakenteita, toimintakulttuuria jne. Vahvuuksia kartoitettaessa voidaan esim. kysyä: Mikä meillä on hyvää? Mikä toimii? Missä on onnistuttu? Vahvuuksien kartoittamisessa on realistisuus tärkeää: niitä ei tule liioitella, mutta ei pidä olla liian vaatimatonkaan.

Heikkoudet ovat myös sisältä lähteviä. Mikä esim. järjestössä on sellaista, joka estää suunnitelmia toteutumasta? Voidaan jälleen analysoida esim. rakenteita ja toimintakulttuuria. Heikkouksia kartoitettaessa voidaan tehdä seuraavanlaisia kysymyksiä: Missä emme ole onnistuneet? Mikä ei toimi hyvin? Mitä pitäisi välttää tulevaisuudessa? Tärkeää on olla menemättä henkilökohtaisuuksiin: yhden ihmisen toimintaa ei voi eikä kannata nimetä järjestön heikkoudeksi.

Mahdollisuudet juontuvat ulkomaailmasta käsin. Järjestön tai jonkin idean mahdollisuuksiin vaikuttavat mm. erilaiset väestötrendit sekä paikallisesti että laajemmin (esim. uusi asuntoalue, jonne muuttaa lapsiperheitä), yhteiskunnallinen ja taloudellinen kehitys (esim. onko ihmisillä varaa osallistua?, median kiinnostus, teknologinen kehitys jne. Voidaan pohtia, miten järjestö voi osaltaan vahvistaa myönteistä kehitystä.

Uhat ovat lähitulevaisuudessa näkyviä ongelmia tai asioita, joita tulisi välttää. Esim. vapaaehtoistoiminnan muutokset voidaan kokea uhkana. Kuten mahdollisuudetkin, uhat ovat ulkoisia. Nekin lähtevät ympäröivästä yhteiskunnasta ja niitä voivat aiheuttaa samat asiat kuin mahdollisuuksiakin. Uhkia kartoitettaessa kannattaa kysyä paitsi suoranaisia uhkia, myös asioita, joita tulee seurata, että niiden negatiiviset vaikutukset voidaan minimoida, jos niistä muodostuu aitoja uhkia.

Hyödyt ja heikkoudet

Swot-menetelmän etuja on se, että se on helppo toteuttaa, eikä se vie paljoa resursseja. Se kuitenkin nostaa esiin lähinnä yleisellä tasolla liikkuvia asioita, joiden yhteys järjestön käytännön elämään voi olla vaikeaa. Analyysien tueksi tulisi myös löytää tietoa ja todistusaineistoa muista lähteistä, muuten ne voivat näyttää siltä, että ne sisältävät pelkkiä latteuksia.

Menetelmä vaatii tarkkaa ohjeistusta, että osallistujat vastaavat oikeisiin kysymyksiin. Esim. jos kyse on järjestön koulutustoiminnasta yleensä, tulisi varmistaa, etteivät osallistujat puhu pelkästä kouluttajakoulutuksesta, ellei se sitten ole järjestön ainoa koulutusmuoto.

Tuloksia voidaan kuitenkin hyödyntää esim. käyttämällä niitä pohjana ryhmätöille, joissa laaditaan konkreettisia toimenpiteitä esim. uhkien välttämiseksi. Tämä edellyttää priorisointia: järjestön kannalta oleellisista tekijöistä voidaan vaikka äänestää. Jos taas tekijät on saatu esim. nettikyselyn avulla, niiden esiintymistiheys vaikuttaa siihen, miten tärkeäksi jokin asia koetaan. Joko se vaikuttaa järjestöön laajasti tai johonkin ryhmään sen sisällä tai ulkopuolella syvällisesti.

Swot-analyysi-työkalu