Suunnittelu

Hanke on prosessi, jonka aikana käydään läpi tietyt vaiheet. Vaikka hankkeet vaihtelevat suuresti työmääränsä, kustannustensa, tärkeytensä ja kestonsa puolesta, on niissä kaikissa pääpiirteissään samat vaiheet.

Jokainen hanke on suunniteltava huolellisesti ennen toiminnan aloittamista. Suunnitteluun ja ideointiin kannattaa varata riittävästi aikaa, vaivaa ja varoja. Suunnittelun tulee olla luovaa: tämä tarkoittaa vapaata ideointia, asioiden kyseenalaistamista ja avoimuutta uusille ratkaisuille.

Hyvin suunnitellun hankkeen ominaisuuksia:

• hanke perustuu tarpeeseen
• hankkeen riskit ja resurssit on analysoitu
• hankkeella on selkeät tavoitteet
• vaikutus on varmennettavissa
• kestävyystekijät on otettu huomioon.

Suunnittelun aikana mietitään sekä hankkeen toteutusta että tuloksia. Toteutuksen osalta vastataan kysymyksiin, mitä ja miten tehdään, ja tulosten osalta kysymykseen, mitä tehdyllä työllä saavutetaan. Ideasta pyritään jalostamaan hankesuunnitelma, jossa määritellään hankkeen tavoite, toteutus, aikataulu ja talousarvio.

Hanke kannattaa suunnitella hyvin, sillä huolellisesti suunniteltu hanke voidaan viedä läpi pienemmin resurssein ja vähemmillä ongelmilla kuin hätäisesti kokoon kyhätty kokonaisuus. Suunnittelulle pitää aina varata myös riittävästi aikaa. Näin varmistetaan, että tärkeät taustaselvitykset - yhteistyöneuvottelut hankekumppanien kanssa, suunnitelmien luonnostelu ja kommentointikierrokset - ehditään tehdä.

Suunnittelussa pitäisi pureutua toisaalta eri hyödynsaajien tarpeisiin, toisaalta siihen prosessiin, minkä kautta hankkeen toimenpiteet kanavoituvat muutokseksi. Perusteellisen suunnittelun avulla hankkeelle on helpompi tehdä realistinen budjetti.

Suunnittelua varten kannattaa perustaa pieni suunnitteluryhmä, koska ideointi ryhmässä tuo yleensä parempia tuloksia. Suunnitteluryhmässä on parhaimmillaan mukana monien eri ammattien edustajia, ja se kattaa hankkeen tärkeimmät osa-alueet.