Seuranta

Seuranta on arvioinnin tueksi tehtävän tiedonkeruun perusmenetelmiä, jota ei sellaiseksi
välttämättä edes mielletä. Se on kuitenkin tärkeää, kun halutaan opiskella ns. arvioivaa työotetta. Sen hyvänä puolena on olemassa olevan ja toiminnasta kertyvän tiedon hyödynnettävyys

Mitä voidaan seurata?

Seurannan kohteita on monia, alla on listattu joitain yleisimpiä:

• Käyttäjätilastot. Onko havaittavissa nousua/laskua? Millä selittyvät?
• Toiminnan suoritteiden (esim. koulutukset) seuranta ja vertaaminen esim. toimintasuunnitelmaan
• Kustannustehokkuutta ym. arviointeja varten tehtävä talousseuranta. Paljonko jokin toiminto saa maksaa ja paljonko resursseja se tarvitsee ollakseen tehokasta?
• Ajan käyttö. Mihin henkilökunta ja vapaaehtoiset käyttävät aikaansa? Onko se linjassa järjestön prioriteettien kanssa? Mitä voitaisiin kehittää?
• Mediaseuranta. Montako kertaa ja millä tavalla järjestön kampanja on mainittu tiedotusvälineissä? Moni organisaatio ostaa mediaseurannan palveluita yrityksiltä, mutta paikallistasolla tätäkin voidaan tehdä.

On tärkeää huomata, että suoritteiden tai kustannusten seuraaminen sinällään antaa harvoin vastauksia vaikuttavuuskysymyksiin, mutta toki esim. järjestökoulutus voi tuottaa enemmän toivottuja vaikutuksia, jos koulutukset pidetään suunnitelmien mukaisessa aikataulussa.

Miten?

Seurantaa tehdään käytännössä monin eri työkaluin tukkimiehen kirjanpidosta monimutkaisiin tietokoneohjelmistoihin. Tässä aineistossa ei ole työkalua, jonka avulla seurantaa voitaisiin tehdä, mutta työkalu jonkin asian seurannan koontiin löytyy.

Käytännössä myös esim. toimintakertomuksen työstäminen on seurantaa ja sen tukemiseksi esim. toteutumien, tilastojen jne. systemaattinen seuranta on tärkeää.

Tuloksia ja vaikutuksia voidaan myös seurata, vaikka tämä on vaikeaa ja usein monitulkintaista. Jos koulutuksen tavoitteena on esim. itsetuntokasvatus, sitä voidaan seurata esim. merkitsemällä, kuinka usein osallistujat pyysivät ensimmäisessä sessiossa puheenvuoroja ja montako viimeisessä, jos tämän on sovittu osoittavan positiivista kehitystä. Tässä mielessä seuranta ja havainnointi
                  ovat  toisilleen läheisiä menetelmiä.

Juuri systemaattisuus tekee seurannasta tehokasta. Usein hankkeissa asetetaan seurattavia tavoitteita, mutta seuranta sopii myös perustoimintaa.

Hyötyjä ja ongelmia

Seuraamalla tilastoja jne. saadaan paljon hyödyllistä tietoa päätöksenteon ja suunnittelun tueksi. Seurannan hyvä puoli on myös se, että saatava tieto on usein objektiivista, eivätkä arvioinnin toteuttajan käsitykset vaikuta siihen. Seuranta on myös edullista ja sitä voidaan helposti toteuttaa työn ohessa ja muuten järjestön jokapäiväisessä elämässä (esim. tilastoimalla vertaisryhmien osallistujamääriä).

Seurannan avulla saatava arviointitieto on kuitenkin usein joustamatonta, eikä aina käyttökelpoista. Jos halutaan esim. seurata, osallistuvatko osallistujat järjestötilaisuuden aikana tapahtuvaan lisätoimintoon, mutta seuranta koskee vain esim. pääsylippujen myyntiä, seuranta tarvitsee ”lisäpalikoita”.

SEURANTATYÖKALU

Oheisen tulostettavan lomakkeen avulla voidaan jonkin asian esiintymistä (esim. pidetyt koulutukset) dokumentoida ja tilastoida keskitetysti. Seurannan tekemiseen se ei varsinaisesti ohjaa. Seurannan aiheet tulee valita itse.

Miten käytän työkalua?

Tätä työkalua on helppo käyttää. Seurannan tekijä valitsee asiat, joita hän haluaa seurata. Jos hän haluaa yksinkertaisesti havainnoida joitain asioita ilman, että ajanjakso olisi sidottu, hän merkitsee havainnointikerrat esim. tukkimiehen kirjanpidolla sarakkeeseen Yksinkertainen seuranta.

Viereisessä sarakkeessa lukee Jaksotettu seuranta. Siinä seurannan tekijä voi nimetä kymmenen ajanjaksoa, joilta seurattavaa asiaa seurataan (esim. päiviä, kuukausia).

Lomakkeen voi helpoiten täyttää käsin. Sen voi myös tallentaa omalle tietokoneelle.

SEURANNAN RAPORTOINTILOMAKE

Kyselylomake
Haastattelu
Fokusryhmä
Seuranta
Palautekeskustelu
Havainnointi
SWOT-analyysi
Muita menetelmiä