Palautekeskustelu

Palautekeskustelu on usein käytetty menetelmä oppimisen arvioimisessa, ja järjestökoulutuksessa
hyvin suosittu menetelmä arviointipalautteen saamiseen ja vastaanottamiseen. Palautetta annetaan usein hyvinkin epämuodollisesti, mutta sen antamisen ja vastaanottamisen taito on tärkeä osa arvioivan työotteen opiskelua. Aina ei edes tiedosteta, että kyse on oikeastaan arvioimisesta.

Valtaosa palautekeskusteluista jää dokumentoimatta, mutta tämä materiaali sisältää työkalun, jonka avulla palautekeskusteluista ja niissä sovittavista kehittämistehtävistä voidaan kirjata tietoa järjestön käyttöön. OK:n mallissa lähdetään yhteisöllisestä näkökulmasta ja yhteisymmärryksen löytymisestä palautteen antajan ja saajan välillä.

Mitä?

Palautekeskustelussa annetaan palautetta joko yksin tai ryhmässä. Järjestökoulutuksessa palautetta voivat antaa esim. kouluttajat opiskelijoille heidän edistymisestään, osallistujat kouluttajille koulutuksen kehittämisen pohjaksi, kouluttajat järjestön koulutusvastaaville jne.

Palautekeskustelu voi olla hyvinkin epämuodollinen tapahtuma. Palautetta tulisi antaa kannustamiseksi, mutta sen avulla voidaan myös kerätä tietoa järjestön kehittämistä varten. Periaatteessa palautteen tulee olla pääosin kannustavaa. Paljon riippuu ilmapiiristä ja palautteen antajan ja vastaanottajan kyvystä käydä palautekeskustelua.

Palautekeskustelun viesti ja sisältö nojaavat pitkälti palautteen antajan arvostuksiin. Siksi keskustelu on tarkoitettu tulkittavaksi eikä otettavaksi sellaisenaan. OK:n työkalussa pyritään keräämään tietoa yhteisymmärryksen kautta.

Miten?

Palautteen tulee olla dialogi, joka mahdollistaa myös vastaanottajan osallistumisen. Palautetta annetaan mieluiten kysymällä, joskaan kyllä/ei -kysymykset harvoin tekevät tilanteesta hedelmällisen. Kysyjän tulee käyttää ymmärrettävää kieltä sekä malttaa olla johdattelematta vastaanottajaa tai vastaamatta hänen puolestaan.

Keskustelussa voidaan etsiä yhdessä vastauksia esim. seuraaviin kysymyksiin: Mitä tehtiin? Mikä onnistui? Missä on vielä kehitettävää? Keskustelussa on yleensä kyseessä tavoitteiden ja tulosten keskinäinen vertailu. Koska ryhmässä oppiminen on erityisesti järjestötoiminnassa tärkeää, palautekeskusteluja voidaan käydä myös ryhmissä.

Vaikka oppijan toiminnassa onkin usein jotain korjattavaa ja kehitettävää, kriittinen palaute lannistaa hänet helposti. Usein palautetta suositellaankin annettavaksi ns. hampurilaistekniikan avulla. Siinä kriittinen palaute ikään kuin ”leivotaan” positiivisen  palautteen sisään (positiivinen-kriittinen-positiivinen), että vastaanottajalle jää lopuksi halua jatkaa oppimista ja itsensä kehittämistä.

Palautteen tarkoituksena on tukea oppijaa, jolloin tapa, jolla palautetta annetaan, on tärkeä osa prosessia. Esimerkiksi negatiivista palautetta ei tulisi antaa julkisesti — varsinkin vapaaehtoistoiminnassa koettu nöyryytys ajaa vapaaehtoisen helposti pois. Persoonaan kohdistuvaa arvostelua tulisi välttää ja palautteen antajan tulisi varoa liiallista tulkitsemista. Tällä tarkoitetaan sitä, että palautteen pitäisi kuvailla mahdollisimman tarkasti tapahtunutta ilman arvioijan omien arvostuksien mukaan tuomaa tulkintaa. 

Samoin arvioinnin tulee olla rehellistä ja johdonmukaista. Sen tulee myös olla realistista ja suhteessa
esimerkiksi tehtyyn virheeseen ja suhteutettu vastaanottajan lähtö- ja tavoitetasoon. Kukaan ei
ole seppä syntyessään.

Palautekeskustelu-työkalu

Tämä työkalu ohjaa palautekeskustelun dokumentointiin.

Työkalu on tarkoitettu dokumentoitaviksi tarkoitettuihin keskusteluihin (esim. kouluttajien ohjaaminen, koulutustapahtuman arviointi). Epämuodollisempiin tilanteisiin se sopii huonosti, mutta jos niiden dokumentointi on tarpeen, sitä voi soveltaa silloinkin. Työkalun tarkoituksena on kirjata asioita, joista palautteen antaja(t) ja vastaanottaja(t) ovat samaa mieltä ja kannustaa heitä kommunikointiin.

Miten käytän työkalua?

Kun olette käyneet palautekeskustelun, täyttäkää lomake yhdessä. Lomakkeen voi esim. tulostaa ja tallentaa järjestön arkistoon tai siitä voi jättää osapuolille omat kappaleet.

Lomakkeeseen kirjoitetaan asiat, joista olitte samaa mieltä: hyvät asiat ja kehittämiskohdat. Ideaalitilanteessa kaikki keskustelun osallistujat allekirjoittavat lomakkeen yhdessä, mutta sen voi tallentaa ilman allekirjoituksiakin. Tärkein asia on, että palautteesta ja toimenpiteistä voidaan neuvotella niin, että niistä ollaan yhtä mieltä.

Palautekeskustelun dokumentointilomake

Kyselylomake
Haastattelu
Fokusryhmä
Seuranta
Palautekeskustelu
Havainnointi
SWOT-analyysi
Muita menetelmiä