Pöytäkirja

Kokouksista tehdään useimmiten päätöspöytäkirja, jossa tuodaan esille kaikki päätökset ja mahdolliset äänestykset. Kokouksesta voidaan tehdä myös selostuspöytäkirja, jossa esitellään pääehdotuksen ja tärkeimpien vastaehdotusten tekijät ja keskeinen sisältö, kaikki äänestystulokset ja kaikki tehdyt päätökset. Keskustelupöytäkirjaan kirjataan mahdollisimman tarkoin kokouksessa käyty keskustelu. (Keskustelupöytäkirja sopii työryhmän tai tiimin asioiden valmistelu- ja ideointivaiheessa.)

Pöytäkirja koostuu

• otsikosta,
• asiaosasta eli päätösten esittämisestä,
• varmennuksesta ja
• tarkastusosasta.

Pöytäkirjan otsikossa tulee näkyä:

• kokouksen laatu,
• yhdistyksen tai hallintoelimen nimi,
• kokouksen aika (päiväys, alkamis- ja päättymisaika),
• kokouksen paikka,
• osanottajat,
• puheenjohtajan ja pöytäkirjan tekijöiden nimet.

Ks. malli pöytäkirjasta

Yhdistyslain mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitusten lisäksi pöytäkirja tulee tarkistaa.

Pöytäkirjojen julkisuus

Yhdistyslain (31§) mukaan kaikilla yhdistyksen jäsenillä on oikeus pyynnöstä saada nähdä yhdistyksen kokousten pöytäkirjat. Hallituksen kokouksen pöytäkirjat eivät ole julkisia eikä niitä ole pakko näyttää muille kuin hallituksen jäsenille ja tilintarkastajille, jollei yhdistyksen säännöissä toisin määrätä. Jokaisen on kuitenkin oikeus saada pöytäkirjanote siitä pykälästä, jossa käsitellään häntä koskevaa asiaa.

Miksi pöytäkirja tehdään?

Kokoukset ovat päätöksentekopaikkoja. Jotta päätökset voidaan myös jälkikäteen muistaa ja todentaa, tarvitaan kokouksen päätöksistä pöytäkirja. Pöytäkirjan merkitys tulee esille ajateltaessa esimerkiksi useita taloudenhoitoon liittyviä päätöksiä: nämä päätökset on tarkalleen kirjattuina löydettävä pöytäkirjoista vielä vuosienkin jälkeen.

Pöytäkirjaa tarvitaan, jotta

• tilintarkastajat voivat tilejä tarkastaessaan todeta, että taloutta on hoidettu laillisten päätösten mukaisesti.
• toimintakertomusta kirjoitettaessa voidaan pöytäkirjoista tarkistaa, että on muistettu kirjata kaikki tarvittava.
• riitatilanteissa pöytäkirjasta voidaan tarkistaa, mitä kokous on päättänyt. Pöytäkirjasta myös näkyy, ketkä ovat osallistuneet päätöksentekoon.
• historiaa kirjoitettaessa pöytäkirjoja voidaan käyttää lähdemateriaaleina. Valitettavasti nykyisin yleistyneet päätöspöytäkirjat kertovat usein kovin vähän päätökseen liittyvästä prosessista ja keskustelusta, vaikka nämä taustatiedot olisivat arvokkaita historiankirjoittajille.

Pöytäkirjojen säilyttäminen

Pöytäkirjat ovat ikuisesti säilytettäviä asiakirjoja ja sen vuoksi ne pitää laatia arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoisilla välineillä. Kansallisarkisto täydentää verkkosivuilleen (www.narc.fi) jatkuvasti luetteloa laitteista, papereista, kynistä yms., jotka täyttävät arkistolaitoksen kriteerit. Luettelo löytyy hakusanalla arkistokelpoisuusluettelo.