Kokousta ennen

Kokouksen valmistelu vaikuttaa kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen. Valmisteluvaiheeseen kuuluu seuraavia asioita:

• kokouksesta tiedottaminen
• kokousasiakirjojen ja päätösasioiden valmistelu
  • kokouskutsu
  • esityslista
  • päätettäviksi tulevien asioiden taustoittaminen
  • erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen pohtiminen
• käytännön järjestelyistä huolehtiminen
  • kokoustilan varaus
  • tarvittavien kokousvälineiden (nuija, äänestysliput, uurna) ja materiaalin (yhdistyksen säännöt, yhdistyslaki) huolehtiminen kokoukseen
  • tarvittavien esitys- ja havaintovälineiden (fläppitaulu, datatykki yms.) varaaminen
• kokouksen viihtyvyyteen liittyvät asiat
  • mahdollinen tarjoilu
  • aikataulusuunnittelu (tauot tarvittaessa)
  • kokoustilan tuuletus tarvittaessa
  • yms.

Vastuu kokouksen valmistelusta on kokouksen koollekutsujalla. Yhdistyksen kokousten asioiden valmisteluvastuu on hallituksella ja hallituksen kokouksissa yhdistyksen puheenjohtajalla. Valmistelua tekevät käytännössä useat henkilöt: puheenjohtaja, sihteeri, päätettäväksi tulevaa asiaa eniten tunteva ja taloussihteeri. Valmisteluvaiheessa voidaan käyttää myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Työryhmien ja tiimien kokousten valmisteluvastuu on luonnollisesti kyseisistä ryhmistä vastaavilla ja niissä valmisteluvastuu voidaan myös jakaa.