Kokouskutsu

Yhdistyksen kokousten osalta yhdistyksen säännöissä on ohjeet kokouskutsun toimitustavasta ja toimitusajasta. Kokouskutsussa tulee ilmetä:

• kokouksen laatu (vuosikokous, hallituksen kokous, työryhmän kokous)
• kokouspaikka
• kokousaika (päivä ja kellonaika)
• käsiteltävät asiat
• kokouskutsun antamisen päiväys ja kellonaika

Sääntömääräisiä käsiteltäviä asioita ei ole välttämätöntä tuoda esille kokouskutsussa, elleivät säännöt niin määrää. Yhdistyslaissa on kuitenkin lueteltu asioita, joista ei yhdistyksen kokouksessa saa tehdä päätöstä ilman, että asiasta on maininta kokouskutsussa. Hyvään kokouskäytäntöön kuuluu, että kokouksen osanottajat saavat tietää etukäteen, millaisia asioita kokouksessa on tarkoitus käsitellä. Hallituksen kokousten valmistautumisessa tämä on osallistujien kannalta oleellista.

Säännöissä on määritelty, missä ajassa ja miten yhdistyksen kokouskutsu on lähetettävä. Säännöissä ei määrätä hallituksen kokouskutsun lähettämisestä. Hallituksen tulee omissa pelisäännöissään määritellä miten, ja kuinka paljon aikaisemmin hallituksen kokouksen kokouskutsu ja asialista/esityslista on toimitettava jäsenille.

Esityslista, jossa käsiteltävät asiat ovat, onkin hyvä liittää kokouskutsun yhteyteen.

Ks. malli kokouskutsusta