Etäkokous

Etäkokouksella tarkoitetaan kokousta, jossa kokoukseen osallistujat ovat fyysisesti eri paikoissa. Etäkokouksessa käytetään hyväksi tieto- ja viestintätekniikkaa. Etäkokouksen toteuttamiseen on kehitetty erilaisia teksti-, ääni- ja kuvapohjaisia järjestelmiä, mutta niihin voi soveltaa muitakin vuorovaikutus- ja viestintävälineitä (esim. Skype). Tällöin vaan täytyy sopia yhteisistä käytännöistä, esim. miten pyydetään puheenvuoroa.

Yhdistyksen hallituksen kokoukset voi pitää etäkokouksina, jos kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen, eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty.

Esimerkkejä etäkokousjärjestelmistä:

Äänineuvottelu/puhelinneuvottelu

• Foorum 100 äänineuvottelujärjestelmä (Sanako)
• Meet 24 7 (NetConnect Systems), puhelinneuvotteluun on mahdollista yhdistää Live Meeting ja videokuva

Video-/web-neuvotteluohjelmistoja

Ohjelmistot eroavat ominaisuuksiltaan paljon toisistaan ja kaikki ohjelmistot eivät ole suunniteltu viralliseen kokouskäyttöön, joten kaikissa ei esim. ole äänestystyökalua.

• Cisco MeetingPlace
• Convenos Meeting Center (yhteistyössä Skypen kanssa)
• FacilitatePro
• Macromedia Breeze (flash)
• Marratech
• Polycom PVX
• Polycom Weboffice
• WebEx Meeting Center
• Xenex VisualMeeting

Videoneuvottelulaitteet

• Laitevalmistajia: Polycom, Tandberg, Sony, VCON
• Jälleenmyyjiä, toimittajia Suomessa: Videra, Xenex, MediaSolution, Tatucom, Sähkötaso

Järjestelmän valintaan vaikuttaa moni asia kuten järjestettävien kokousten luonne, osallistujien määrä, etäkokousten määrällinen ja ajallinen tarve sekä käytössä olevat resurssit ja tukihenkilökunta.