Ideointi

Hankkeen ensimmäinen vaihe on idea. Ideoinnin ja sitä seuraavan projektin suunnittelun pyrkimyksenä on yleensä kehittää organisaation toimintaa tai tehdä jotain uutta, jota ei ole aiemmin tehty. Idean ei tarvitse vielä olla valmis hankkeeksi eikä välttämättä edes toteuttamiskelpoinen.

Hankkeen suunnittelu kannattaa käynnistää esisuunnitteluvaiheella, jonka pohjalta varsinainen suunnitelma kootaan. Esisuunnittelussa kerätään ja analysoidaan perustietoja sekä selvitetään tulevan hankkeen tärkeimmät sidosryhmät ja heidän suhteensa hankkeeseen.

Esisuunnittelun ja varsinaisen hankesuunnittelun välillä pitäisi aina olla päätöksentekovaihe, jossa määritellään, minkä rajauksen pohjalta hankevalmisteluja jatketaan vai hylätäänkö hanke liian suurten toteutukseen tai tulosten kestävyyteen liittyvien riskien vuoksi.

Hankkeen rajauksessa tarvitaan kriittistä tarkastelua:

• onko hankkeelle todellista tarvetta ja perustetta?
• tarjoaako hanke todella edellytyksiä toiminnan kehittämiseksi?

Taustaselvitysten pohjalta tarkastetaan hankkeen alustavaa rajausta. Sitä varten voidaan miettiä kehitettävän toiminnan tulevaisuuden ”visiota”: minkä laajuista toiminta voisi olla, jos sitä saataisiin kehitettyä toivottuun suuntaan.

Jo alustavassa suunnittelussa pitäisi kerätä riittävät tiedot hankkeeseen liittyvistä teknisistä, taloudellisista, institutionaalisista, sosiaalisista ja toimintaympäristöön liittyvistä perustekijöistä, jotta hankkeen rajaus ja toimintamallit saadaan suunnitelluksi kestävälle pohjalle.

Suunnittelukysymykset

Suunnittelussa on kyse valintojen tekemisestä: minkä ongelmien ja esteiden ratkaisemiseen hankkeessa keskitytään, mitä resursseja ja vahvuuksia ja mahdollisuuksia siinä pyritään hyödyntämään? Hankkeen sisällöksi pitäisikin löytää tehokkain tapa käyttää olemassa olevia resursseja tärkeimpien ongelmien ja niiden syiden ratkaisemiseksi sekä uusien mahdollisuuksien hyödyntämiseksi.

Hanketta suunniteltaessa sinun tulee ottaa huomioon seuraavat kysymykset:

• Mikä on hankkeen tarkoitus ja ydintehtävä?
• Ketkä ovat hankkeen asiakkaita ja yhteistyökumppaneita? Aloite hankkeesta olisi hyvä tulla projektin hyödyn saajilta.
• Mistä hankitaan tarvittavat resurssit ja miten niitä hallitaan?
• Kuinka hankitaan hankkeen toteuttajaverkko?
• Onko omalla järjestöllä tai samalla alueella valmisteilla samantyyppisiä hankkeita? Samantyyppiset hankkeet on järkevä yhdistää laajemmaksi kokonaisuudeksi, jonka osia yksittäiset hankkeet ovat.
• Miten hankkeen toimintaa ohjataan?
• Miten hankkeen tuloksia pystytään hyödyntämään jatkossa?

Hankkeen tulee olla oppiva prosessi. Yksityiskohtaiset työsuunnitelmat laaditaan vasta hankkeen toteuttamisvaiheessa, mutta laadittua suunnitelmaa pitää pystyä noudattamaan.

Hanke ei saa johtaa tilanteeseen, jossa kehitettävä toiminta jää riippuvaiseksi hankkeesta ja sen rahoituksesta.