Hankkeen talous

Hankkeen valmisteluvaiheen lopputuloksena on suunnitelma, jota käytetään hankkeen johtamisen työkaluna ja joka sisältää myös talousarvion, jossa on huomioitu hankkeen tarvitsemat resurssit. Jos hankkeelle haetaan ulkopuolista rahoitusta, suunnitelman pohjalta laaditaan yleensä rahoitushakemus.

Hankkeen rahoituksena voidaan käyttää

• omarahoitusta (tarkoittaa yleensä sitä, että emo-organisaatiolla on vankka talous ja rahoitusriski on pieni)
• sponsorointia (vaatii hyviä suhteita yritysmaailmaan, markkinointi- ja viestintäosaamista sekä ”markkina-arvoa omaavaa ideaa)
• palveluiden/tuotteiden myyntiä (vaatii projektin kohderyhmältä ostovoimaa ja usein esteenä on rahoittajan ”rahallista tuottoa” koskevat rajoitukset. Lisäksi voi synnyttää ristiriidan: miten edistää kohderyhmän tilannetta ja samalla ”laskuttaa” heitä)
• ulkopuolista rahoitusta.

Hankkeen talousarvio

Hankkeen talousarvio on arvio hankkeen menoista ja tuloista. Sen on oltava yhteensopiva hankkeen toiminnan kanssa. Talousarvion menopuolelle kirjataan arvio taloudellisista resursseista, joita hankkeen toteuttaminen vaatii. Talousarvion tulopuolelle kirjataan kaikki hankkeessa saatavat tuotot, joita voivat olla esimerkiksi osallistumismaksut, mainostulot sekä mahdolliset avustukset ja joissain tapauksessa myös talkootyö.

Ennen kuin voidaan arvioida hankkeen kustannuksia, käytettävissä on oltava jo kohtuullisen yksityiskohtainen aikataulu hankkeen etenemisestä. Hankkeen kustannukset perustuvat arvioon siitä, mitä kukin aikataulun toimenpide maksaa. Realistinen hankkeen talousarvio perustuu realistiselle aikataululle.

Hankkeella on paljon jo etukäteen tiedossa olevia menoja, esimerkiksi palkat ja vuokrat, jotka on helppo budjetoida. Huomattavasti vaikeampi on arvioida muun muassa matkoihin, toimistotarvikkeisiin, koulutukseen, esitteisiin ja konsulttiapuun tarvittavaa rahamäärää.
Talousarvioissa voi olla ilmaa yllättävien menojen varalta, mutta ylisuuri budjetti sekä vaikeuttaa hankkeen toteuttamista että herättää rahoittajassa epäilyksiä koko hankkeen realistisuudesta. Kaikille talousarviossa esitetyille kuluille on löydyttävä peruste hankesuunnitelmasta.

Joskus voi olla tarpeen tehdä kaksi tai jopa useampia talousarvioita. Optimistisessa talousarviossa huomioidaan mahdollinen ulkopuolinen rahoitus. Toinen versio laaditaan sitä tilannetta varten, että projektille ei saada ulkopuolista rahoitusta.

Resurssit

Hanke ja sen toteuttaminen vaatii yleensä seuraavia resursseja tai toimintatapoja:

• toimitilat
• välineet ja varusteet
• raportointi- ja taloushallintojärjestelmät
• henkilökunta
• rahoitus

Jos hanke ei ole osa pysyvää organisaatiota, täytyy sen itse hankkia kaikki tarvittavat voimavarat, mikä saattaa merkitä suurin piirtein samaa kuin uuden yrityksen perustaminen. Jos kyseessä on usean organisaation yhteistyöhanke, on mietittävä, mitä tuki- ja taustajärjestelmiä käytetään ja miten niiden yhteentoimivuus varmistetaan.