Hankkeen jälkeen

Hankkeen tuloksia on aina tavalla tai toisella käytettävä, muuten hanke on ollut merkityksetön. Hanke on hyvä päättää aina ohjausryhmän päätöskokouksella, jossa tehdään hankkeen kokonaisarviointi, hyväksytään loppuraportti ja toteutunut kustannusarvio sekä päätetään mahdollisista jatkotoimenpiteistä.

Hankkeen päättymisestä on ilmoitettava rahoittajille, projektiin osallistuneille yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille. Merkittävien hankkeiden loppumisesta on tiedotettava myös julkisuuteen.

Jos hankkeella on ollut omat www-sivut tai siitä on ollut tietoa eri organisaation www-sivuilla, jokaiseen paikkaan on muistettava tiedottaa hankkeen päättymisestä. On hyvä, jos näihin paikkoihin saisi hankkeen päätyttyä tietoa sen tuloksista ja mahdollisesti hankkeesta seuranneista jatkotoimenpiteistä.

Keskeiset hanketta koskevat asiakirjat arkistoidaan hankkeen päätyttyä.

Hankkeen arkistosta tulee löytyä ainakin

• hanke-ehdotus
• hankesuunnitelma ja sen luonnokset
• tehtäväksiannot
• kilpailutusten asiakirjat
• pöytäkirjat ja muistiot
• laskut
• sopimukset
• raportit
• muu hankkeessa tuotettu materiaali.

Lisäksi hankkeen päättyessä kannattaa huolehtia, että

• kohderyhmätyö saatetaan hyvään päätökseen ja osallistujat valmistellaan hankkeen päättymiseen.
• hankkeen päättymisestä tiedotetaan verkostolle ja sovitaan jatkoyhteydenpidosta ja -toimenpiteistä.  
• toimintamallit ja/tai tuotteet viimeistellään ja pyritään mahdollisuuksien mukaan vakiinnuttamaan.
• hyviä käytäntöjä levitetään.
• huolehditaan raportointi rahoittajalle, emo-organisaatiolle ja muille keskeisille tahoille.

Aina kaikki ei ole mennyt hankkeen suunnitelmien mukaan. Hankkeen loppuraportissa ja muissa asiakirjoissa kannattaa tuoda esille myös ne asiat, joissa hanke on epäonnistunut. Dokumentoimalla virheet ja epäonnistumiset ne voidaan ottaa huomioon ja välttää tulevia hankkeita suunniteltaessa.

Loppuraportti

Hankkeesta tulee laatia loppuraportti, joka sisältää selostuksen hankkeesta ja siinä toteutetut keskeiset toimenpiteet ja niiden vaikutukset. Hankepäällikkö vastaa loppuraportin laatimisesta.

Raportit voivat olla hyvin erinäköisiä, hanketyypistä ja hankkeen suuntautumisesta riippuen. Usein hankkeen rahoittajalla on selkeät vaatimukset hankkeen loppuraportista ja sen muodosta. Vaikka hanke olisi ollut vain organisaation sisäinen kehittämishanke ilman ulkopuolista rahoittajaa, loppuraportti kannattaa silti laatia huolella. Siinä dokumentoidaan hankkeen historia.

Loppuraportissa on oltava ainakin seuraavat asiat:

• tiivistelmä
• hankkeen taustat ja tavoitteet
• hankeorganisaatio
• hankkeen kustannukset ja rahoitus verrattuna hankkeen kustannusarvioon
• toteutetut toimenpiteet ja saavutetut tulokset
• saatujen kokemusten arviointi
• ehdotukset jatkotoimenpiteiksi tai hankkeen tulosten käyttöönotosta.