Hankkeen hallinta

Hankkeen hallinta tarkoittaa sen varmistamista, että hankkeen toteutus tapahtuu suunnitellusti. Laajemmin nähtynä hallinnassa seurataan, miten hankkeen tehtäväkokonaisuuden toteuttaminen, varattujen voimavarojen kulutus ja tulosten syntyminen etenevät aikataulussa ja suhteessa toisiinsa.

Hankkeen hallinta on

• hankekokonaisuuden jäsentämistä
• osakokonaisuuksien toteutuksen aikataulutusta
• työprosessin suunnittelua
• vastuunjakoa osatehtäviin ja siitä sopimista
• dokumentointia.

Hankkeessa on tärkeää hallita työtehtävien toteutusta, jotta tarvittavat työt tulisivat tehdyiksi ajoissa ja sovitusti ja toisaalta vältettäisiin liian kiireiset työruuhkat. Vaikka kyseessä olisi pienikin hanke, on sen aluksi hyvä määritellä organisaatio, joka käytännössä toteuttaa ja hallinnoi hanketta.

Usein hankkeen hallinnan välineenä käytetään hankekokouksia, joissa jaetaan tietoa hankkeen etenemisestä ja toisaalta suunnitellaan yhdessä kumppaneiden kanssa tulevia toimenpiteitä. Kun tehtävien toteutukselle on asetettu määräaikoja, niiden pitävyyttä seuraamalla saadaan käsitys hankkeen etenemisestä.

Hankkeen toiminnasta on tiedotettava ja raportoitava useille eri tahoille. Hankkeen toteuttajaryhmän ja yhteistyökumppaneiden lisäksi hankkeen toiminnasta tulee raportoida mm. rahoittajille, asiakkaille ja suurelle yleisölle.

Hankkeen taloussuunnittelu ja seuranta on yksi tärkeä hallintakeino. Sen ensimmäinen vaihe on kustannusten arviointi jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Tämä edellyttää, että hankkeen tuleva toiminta tehtävineen on jo pitkälle jäsentynyt. Hankkeen aikana on tärkeää kiinnittää huomioita hankkeen talouteen ja sen seurantaan, jotta pysytään suunnitellussa budjetissa. Hankkeen laitehankinnat ja ostopalvelut kannattaa aina kilpailuttaa.

Hankkeen taloudesta tulee raportoida säännöllisesti ohjausryhmälle, ja taloudellinen seuranta on olennainen osa myös hankkeen dokumentointia. Hankkeella tulee olla oma kirjanpito. Hyvään kirjanpitoon kuuluu, että ulkopuolinen pystyy sen perusteella ilman selityksiä toteamaan, mitä on tehty, mitkä ovat olleet kustannukset ja että sekä tehtävät että kustannukset todellakin kuuluvat hankkeeseen.

Kilpailuttaminen

Jos hankkeessa käytetään ulkopuolisia ostopalveluita (esim. tavarahankinnat, koulutus, esitteiden suunnittelu ja painatus), kannattaa palvelut aina kilpailuttaa. Kilpailuttaminen tarkoittaa sitä, että tilattavasta palvelusta pyydetään tarjouksia useammalta palvelun tarjoajalta.

Tarjoukset kannattaa pyytä vähintään kolmelta eri palvelun taholta. Näin palvelun tilaaja saa käsityksen hintatasosta ja voi valita edullisimman tarjouksen.

Tarjouspyyntöön kannattaa merkitä selvästi

• milloin tarjouspyyntö halutaan vastaanottajalle
• mistä asiasta tarjouspyyntö tehdään
• miten paljon tuotetta tarvitaan ja millaisesta materiaalista se halutaan
• milloin tilattavan tuotteen/palvelun/koulutuksen tulee olla valmis
• mihin valmis tuote toimitetaan
• tarjouspyynnön tekijän nimi ja yhteystiedot.

Aina tarjouksessa ei määräävänä asiana ole pelkästään hinta, vaan esimerkiksi palvelun laatu tai nopea toimitus. Useat rahoittajat vaativat hankkeen ostopalvelujen kilpailuttamista, ja varsinkin tällaisissa tapauksissa kannattaa kirjoittaa kirjalliset perusteet syistä, jos tarjouspyyntöjen perusteella ostopalvelua ei tilata hinnaltaan edullisimmalta palvelun tarjoajalta.